Codul de TVA intracomunitar: ce este, când îți trebuie și cum îl folosești

Dacă ai un SRL sau PFA neplătitor de TVA și lucrezi cu firme din Uniunea Europeană, este posibil să ai nevoie de un cod de TVA intracomunitar. Acesta mai este cunoscut și ca un cod special de TVA și se folosește pentru anumite tranzacții cu parteneri din alte state membre UE.

Important de reținut: obținerea acestui cod nu te transformă automat în plătitor de TVA în România. Firma sau PFA-ul tău rămâne, în continuare, neplătitor de TVA pentru operațiunile interne.

Cu alte cuvinte, pentru clienții din România vei emite în continuare facturi fără TVA și nu vei putea deduce TVA-ul din achizițiile făcute în țară.

1. Ce este codul de TVA intracomunitar?

Codul de TVA intracomunitar este un număr de identificare fiscală folosit în relațiile comerciale dintre firme aflate în state membre ale Uniunii Europene.

Acesta permite unei firme sau unui PFA neplătitor de TVA în România să fie identificat corect atunci când cumpără sau prestează servicii ori bunuri în relația cu alte companii din UE.

Pe scurt, codul este necesar pentru ca tranzacțiile intracomunitare să fie declarate și tratate fiscal corect.

2. De ce este important codul de TVA intracomunitar?

Codul de TVA intracomunitar este important pentru că ajută la identificarea corectă a societății în sistemul fiscal european și reduce riscul de taxare greșită sau dublă impunere.

Prin acest cod, firma este recunoscută în cadrul sistemului comun de TVA aplicabil tranzacțiilor dintre statele membre UE.

De asemenea, codul este folosit în sistemul VIES (VAT Information Exchange System), platforma prin care autoritățile fiscale din țările UE pot verifica validitatea codurilor de TVA și pot urmări tranzacțiile intracomunitare.

3. Când ai nevoie de cod de TVA intracomunitar?

Potrivit art. 317 din Codul fiscal, codul special de TVA este necesar în mai multe situații.

a) Când cumperi bunuri din UE peste plafonul de 10.000 euro

Dacă firma ta cumpără produse de la un furnizor din Uniunea Europeană, iar valoarea achizițiilor intracomunitare depășește plafonul de 10.000 euro într-un an calendaristic, trebuie să obții cod de TVA intracomunitar.

Dacă valoarea achizițiilor nu depășește acest plafon, obținerea codului nu este obligatorie, dar poți opta pentru el dacă ai nevoie.

b) Când prestezi servicii către firme din UE

Dacă prestezi servicii către o companie din alt stat membru UE, trebuie verificat mai întâi dacă beneficiarul este persoană impozabilă. Regula este simplă:

• dacă beneficiarul este firmă sau persoană impozabilă, ai nevoie de cod de TVA intracomunitar;
• dacă beneficiarul este persoană fizică neimpozabilă, de regulă nu ai nevoie de acest cod.

În cazul serviciilor prestate către companii din UE, codul este necesar pentru ca factura să fie emisă corect, iar TVA-ul să fie tratat în țara beneficiarului.

c) Când cumperi servicii de la firme din UE

Ai nevoie de cod de TVA intracomunitar și atunci când firma ta primește servicii de la o persoană impozabilă stabilită în alt stat membru, iar TVA-ul este datorat în România conform regulilor fiscale aplicabile. Exemple frecvente:

• servicii de hosting;
• reclame pe Google, Facebook sau alte platforme online;
• abonamente la aplicații, software, publicații sau instrumente digitale folosite în activitatea firmei.

4. Cum obții codul de TVA intracomunitar?

Pentru obținerea codului special de TVA, trebuie depusă o cerere la ANAF (fiscală). Procedura se face electronic, așa că ai nevoie de:

• acces în Spațiul Virtual Privat (SPV) al firmei sau PFA-ului;
• semnătură electronică calificată.

În practică, documentul principal este Declarația 700, care se completează și se semnează electronic. De regulă, pot fi necesare și următoarele documente:

• certificatul de înregistrare (CUI-ul);
• actul de identitate al administratorului sau titularului;
• în anumite situații, ultima balanță sau un memoriu justificativ.

După depunere, certificatul de înregistrare în scopuri de TVA intracomunitar se eliberează, de obicei, în câteva zile lucrătoare. Acesta poate fi ridicat de administrator (la SRL), titular (la PFA) sau de o persoană împuternicită prin procură specială autentică.

5. Cum se folosește codul de TVA intracomunitar în practică?

Pentru o tranzacție intracomunitară corectă, pașii principali sunt:

1. Obții codul de TVA intracomunitar înainte de tranzacție, mai ales dacă știi că vei depăși plafonul de 10.000 euro.
2. Transmiți codul către furnizorul sau partenerul din UE.
3. Furnizorul înscrie codul tău pe factură.
4. Firma ta declară operațiunea și, dacă este cazul, plătește TVA-ul datorat în România.

Dacă tu ești cel care prestează servicii către o firmă din UE, codul trebuie trecut pe factură. Astfel, beneficiarul poate aplica tratamentul fiscal corect în țara în care este stabilit.

6. Unde se declară și unde se plătește TVA-ul intracomunitar?

După obținerea codului, operațiunile cu firme din alte state membre UE trebuie declarate. În mod obișnuit, se folosesc:

• D301 — Decont special de TVA;
• D390 — Declarația recapitulativă privind livrările, achizițiile și prestările intracomunitare.

Aceste declarații se depun doar pentru lunile în care au existat operațiuni intracomunitare. Termenul de depunere este, de regulă, până la data de 25 a lunii următoare celei în care a avut loc operațiunea.

7. Pot anula codul de TVA intracomunitar dacă nu îl mai folosesc?

Da. Dacă nu mai ai nevoie de codul special de TVA, poți solicita anularea acestuia, dar numai în condițiile prevăzute de Codul fiscal.

Potrivit art. 317 alin. (5) din Legea nr. 227/2015, anularea poate fi cerută după expirarea anului calendaristic următor celui în care ai fost înregistrat, dacă acest cod nu mai este necesar. Pentru anulare trebuie îndeplinite anumite condiții:

• valoarea achizițiilor intracomunitare nu depășește plafonul legal;
• nu ai optat pentru prelungirea înregistrării;
• codul nu mai este necesar pentru activitatea desfășurată.

De asemenea, ANAF (fiscală) poate anula codul special de TVA din oficiu sau la cerere, de exemplu când firma devine plătitoare de TVA conform art. 316 Cod fiscal, când persoana solicită anularea sau când activitatea economică încetează.

Concluzie

Codul de TVA intracomunitar este util și, în multe cazuri, obligatoriu pentru firmele și PFA-urile neplătitoare de TVA care lucrează cu parteneri din Uniunea Europeană.

Acesta nu te transformă în plătitor de TVA în România, dar îți permite să desfășori corect operațiuni intracomunitare, să declari tranzacțiile conform legii și să eviți problemele fiscale.

Pentru achiziții de servicii digitale, colaborări cu firme din UE sau cumpărări de bunuri peste plafonul legal, codul special de TVA devine un element important în administrarea corectă a activității.