Contract de comodat pentru sediul social – Ghid complet 2026

Ce este contractul de comodat pentru sediul social?

În cazul stabilirii sediului social:

• comodantul este persoana care oferă folosința imobilului;
• comodatarul este societatea care va utiliza adresa;
• folosința este acordată gratuit;
• imobilul rămâne în proprietatea titularului;
• societatea primește numai dreptul de folosință stabilit prin contract.

Contractul nu transferă dreptul de proprietate asupra imobilului. Dacă pentru utilizarea spațiului se plătește o chirie, raportul juridic trebuie analizat ca o locațiune/închiriere, nu ca un comodat gratuit.

Este acceptat contractul de comodat pentru sediul unui SRL?

Da. Pentru înregistrarea sediului social, societatea trebuie să prezinte un document din care rezultă dreptul de folosință asupra spațiului, iar contractul de comodat poate reprezenta această dovadă.

În funcție de situație, dreptul de folosință asupra sediului poate rezulta și din:

• contract de închiriere;
• contract de subînchiriere, dacă există dreptul de subînchiriere;
• act de proprietate;
• contract de uz sau uzufruct;
• alte înscrisuri care conferă legal dreptul de folosință.

Contractul de comodat este utilizat frecvent atunci când sediul este stabilit în locuința unui asociat, administrator, membru al familiei sau într-un alt imobil pus gratuit la dispoziția firmei. Dacă nu ai o adresă disponibilă, o alternativă este găzduire sediu social cu contract și documente emise.

Cine poate da un imobil în comodat?

În cea mai simplă situație, comodantul este proprietarul imobilului. Înainte de întocmirea contractului trebuie verificat documentul din care rezultă dreptul persoanei asupra spațiului.

Dacă persoana care oferă folosința nu este proprietar, trebuie verificat dacă are dreptul legal sau contractual de a pune imobilul la dispoziția unei alte persoane.

Poate fi semnat contractul înainte de înființarea firmei?

Da. La înființarea unui SRL este normal ca documentul privind sediul să fie obținut înainte ca societatea să fie înmatriculată, deoarece dovada sediului face parte din dosarul de constituire.

În contract trebuie identificată clar societatea în curs de constituire și persoana care acționează pentru aceasta. De exemplu:

„EXEMPLU SRL – societate în curs de constituire, reprezentată prin asociatul fondator [...]”

Denumirea societății și datele fondatorului trebuie să corespundă documentelor din dosarul de înmatriculare.

Ce trebuie să conțină contractul de comodat pentru sediul social?

Un contract bine redactat trebuie să identifice fără echivoc părțile, imobilul și dreptul acordat societății.

Datele comodantului

În cazul unei persoane fizice pot fi menționate:

• numele și prenumele;
• datele de identificare;
• domiciliul;
• calitatea în care deține sau utilizează imobilul.

În cazul unei persoane juridice:

• denumirea;
• CUI;
• numărul de înregistrare;
• sediul;
• reprezentantul legal.

Datele societății

Pentru o societate existentă:

• denumirea;
• forma juridică;
• CUI;
• numărul de înregistrare în Registrul Comerțului;
• sediul actual, dacă este cazul;
• reprezentantul legal.

Pentru o societate în curs de constituire trebuie precizat acest lucru.

Identificarea exactă a imobilului

Adresa trebuie verificată cu documentele imobilului. În funcție de situație, aceasta poate conține:

• județul sau municipiul;
• localitatea;
• sectorul;
• strada;
• numărul;
• blocul;
• scara;
• etajul;
• apartamentul.

Este recomandată, atunci când informațiile sunt disponibile și relevante, și menționarea numărului cadastral, a numărului de carte funciară și a documentului din care rezultă dreptul asupra imobilului.

Destinația spațiului

Contractul trebuie să spună clar că folosința este acordată în scopul stabilirii sediului social. Exemplu:

„Comodantul acordă Comodatarului dreptul de folosință gratuită asupra imobilului în scopul stabilirii și înregistrării sediului social al societății.”

Dacă la sediu nu se desfășoară activitate, acest lucru poate fi menționat expres.

Spațiul oferit în folosință

Poate fi oferită folosința:

• întregului apartament;
• întregii case;
• unei camere;
• unei suprafețe determinate;
• unui spațiu individualizat.

Nu este obligatoriu ca societatea să folosească întregul imobil. Spațiul trebuie însă identificat suficient de clar.

Durata contractului

Contractul poate fi încheiat pe o perioadă determinată: 1 an, 2 ani, 3 ani sau 5 ani. Pentru sediul social este recomandat ca data de început și data de încetare să fie clar precizate.

Contractul de comodat poate fi încheiat pentru o perioadă mai mare?

Părțile pot conveni asupra duratei contractului în limitele prevăzute de lege și de situația juridică concretă.

Pe internet apare frecvent afirmația potrivit căreia orice contract de comodat ar avea o durată maximă de 49 de ani. Această afirmație nu trebuie preluată automat: limita de 49 de ani întâlnită în Codul civil privește alte instituții juridice și nu reprezintă, formulată astfel, o durată maximă generală aplicabilă oricărui contract de comodat.

Pentru un sediu social este însă utilă stabilirea unei perioade clare și ușor de administrat.

Contractul de comodat trebuie făcut la notar?

Nu, în mod obișnuit. Pentru stabilirea sediului social nu există o regulă generală potrivit căreia contractul de comodat trebuie autentificat de notar.

În situația obișnuită, contractul trebuie:

• să fie redactat în scris;
• să fie semnat de persoanele care trebuie să își exprime acordul;
• să identifice corect imobilul;
• să stabilească dreptul de folosință;
• să precizeze perioada de utilizare.

Autentificarea notarială poate avea relevanță în anumite situații juridice, dar nu trebuie confundată cu o condiție generală pentru înregistrarea sediului social.

Contractul de comodat trebuie înregistrat la ANAF?

Procedurile privind sediul social și transmiterea informațiilor între Registrul Comerțului și organele fiscale au fost modificate în timp.

Din acest motiv, nu trebuie folosite automat ghiduri vechi care afirmă că proprietarul trebuie să meargă separat la ANAF înainte de fiecare dosar privind sediul social. Pentru înființarea sau modificarea societății trebuie verificată lista actuală de documente solicitată de ONRC pentru operațiunea concretă, iar situațiile fiscale speciale trebuie analizate separat.

Este necesar acordul asociației de proprietari sau al vecinilor?

Depinde de modul în care va fi utilizat sediul.

Dacă la sediul social nu se desfășoară activitate

Pentru societăți, legislația permite ca formalitățile referitoare la schimbarea destinației într-un condominiu să nu fie necesare atunci când administratorul declară pe propria răspundere că la sediul social nu se desfășoară activitate. Aceasta este situația frecventă pentru un sediu utilizat numai pentru:

• înregistrarea oficială a societății;
• primirea corespondenței;
• evidențele administrative ale firmei.

Dacă la sediu se desfășoară efectiv activitate

Situația trebuie verificată separat. Dacă utilizarea spațiului implică schimbarea destinației unei locuințe, pot deveni aplicabile regulile privind condominiile și acordurile necesare. Simpla existență a unui contract de comodat nu înlocuiește aceste formalități atunci când legea le impune.

Pot exista mai multe firme cu sediul social la aceeași adresă?

Da. Vechea limitare care lega numărul societăților înregistrate la aceeași adresă de numărul de încăperi a fost eliminată.

Prin urmare, existența altor societăți la aceeași adresă nu împiedică automat stabilirea unui nou sediu social. Fiecare societate trebuie însă să aibă un drept valabil de folosință asupra spațiului declarat.

Ce acte sunt necesare la Registrul Comerțului?

Contractul de comodat reprezintă documentul prin care poate fi dovedit dreptul de folosință asupra sediului, însă nu reprezintă întregul dosar. Documentele diferă în funcție de operațiune:

• înființare SRL;
• schimbare sediu în același județ;
• schimbare sediu în alt județ;
• prelungirea dreptului de folosință.

În funcție de situație pot fi necesare:

• contractul de comodat;
• documentele privind imobilul;
• actul modificator al societății;
• actul constitutiv actualizat;
• declarațiile necesare;
• acordurile cerute de lege, dacă sunt aplicabile;
• celelalte documente solicitate pentru operațiunea respectivă.

Registratorul poate solicita documente suplimentare dacă situația juridică concretă le impune. Pentru un PFA, procedura echivalentă este descrisă în ghidul despre schimbarea sediului profesional.

Ce se întâmplă când expiră contractul de comodat?

Dacă sediul social este stabilit în baza unui contract încheiat până la o anumită dată, firma trebuie să urmărească termenul de expirare. Înainte de expirare trebuie făcută una dintre următoarele operațiuni:

1. prelungirea sediului , respectiv a dreptului de folosință asupra spațiului; sau
2. schimbarea sediului la o altă adresă.

Expirarea dreptului de folosință asupra sediului nu trebuie ignorată. Legislația fiscală prevede consecințe pentru situațiile în care durata deținerii spațiului declarat ca sediu social a expirat, inclusiv posibilitatea declarării inactivității fiscale în condițiile prevăzute de lege. Din acest motiv, prelungirea sediului trebuie pregătită înainte de expirarea contractului.

Exemplu de clauză pentru contractul de comodat

„Comodantul acordă Comodatarului, cu titlu gratuit, dreptul de folosință asupra imobilului situat în [adresa completă], identificat prin nr. cadastral [...], înscris în Cartea Funciară nr. [...], în scopul stabilirii și înregistrării sediului social al societății. Folosința este acordată pentru perioada [...].”

Formularea trebuie adaptată situației juridice reale a imobilului și societății.

Contract de comodat sau contract de închiriere?

Dacă proprietarul oferă gratuit folosința spațiului, contractul de comodat este de regulă soluția adecvată. Dacă pentru utilizarea imobilului se plătește o sumă de bani, contractul trebuie să reflecte raportul juridic real dintre părți.

Greșeli frecvente la contractul de comodat

Adresa este completată diferit față de actele imobilului

Verifică în special:

• numărul stradal;
• blocul;
• scara;
• etajul;
• apartamentul;
• localitatea;
• sectorul;
• numărul cadastral și cartea funciară, atunci când sunt menționate.

Nu sunt verificați toți proprietarii

Dacă imobilul are mai mulți coproprietari, trebuie verificat cine trebuie să își exprime acordul pentru folosința gratuită.

Firma în curs de constituire nu este identificată corect

Trebuie indicată denumirea societății și persoana care acționează pentru aceasta.

Nu este precizată destinația spațiului

Contractul trebuie să permită clar utilizarea imobilului pentru sediul social.

Nu este urmărită data de expirare

O firmă care lasă să expire documentul de sediu poate ajunge la probleme administrative și fiscale.

Se folosește un comodat deși se plătește chirie

Contractul trebuie să reflecte situația reală dintre părți.

Întrebări frecvente despre contractul de comodat pentru sediul social

Surse și legislație relevantă

• Codul civil – dispozițiile privind împrumutul de folosință/comodatul;
• Legea societăților nr. 31/1990;
• Legea nr. 102/2020;
• Legea nr. 196/2018 privind asociațiile de proprietari și administrarea condominiilor;
• Codul de procedură fiscală;
• Oficiul Național al Registrului Comerțului – documentația privind sediul social.

Informațiile au caracter general. Documentele necesare pot diferi în funcție de situația juridică a imobilului și de operațiunea solicitată la Registrul Comerțului.

Articole recomandate

• Schimbarea sediului profesional

  Acte, procedură și costuri în 2026.

• Prelungirea sediului

  Cum prelungești dreptul de folosință înainte de expirare.

• Găzduire sediu social

  Adresă cu contract, prețuri și documente.

Mai multe materiale găsești în ghidurile PFA Expert.